Zadanie na spotkanie
Delegowanie zadań jest łatwe. Składa się z trzech składników: wykonawcy, zadania i terminu. Wydajesz proste polecenie określające KTO zrobi CO i na KIEDY, a potem tylko czekasz i masz.
Naprawdę?
Niestety nie. :-(
Żartowałem przecież!
Tak jest tylko w sennych marzeniach i na wykładach przedsiębiorczości w Wyższych Szkołach Pozoracji Edukacji.
W czym więc problem?
Raczej nie w wykonawcy. Gdy brakuje ci ludzi, możesz przecież skorzystać z pomocy fachowca niezatrudnionego na stałe w firmie.
Postawienie zadania też nie powinno ci sprawiać większych trudności, jeśli wiesz, co dokładnie chcesz osiągnąć.
Istotą problemu jest brak oczekiwanego rezultatu w wyznaczonym terminie. Zlecasz, czekasz i masz… figę z makiem. A im więcej tych fig dostajesz, tym większa jest twoja niechęć do powierzania zadań współpracownikom i podwładnym. Nabierasz przekonania, że tylko tobie zależy na terminowym wykonywaniu dobrej roboty.
To błąd! Dlaczego? Ponieważ działając w pojedynkę, masz bardzo ograniczone możliwości. Nie wchodź w tę ślepą uliczkę! Musisz zastosować skuteczną metodę motywowania ludzi do wywiązywania się z nałożonych na nich obowiązków.
Delegowanie większych zadań
Przedstawiona przeze mnie metoda dotyczy delegowania większych, samodzielnych zadań, które wykonawcy zajmą kilka dni. Na przykład:
- Przygotuj mi na piątek raport sprzedaży wichajstrów z rozbiciem na województwa.
- Zmodyfikuj wygląd ekranu logowania zgodnie z uwagami odbiorcy. Na jutro.
- Popraw uchwyt przechwytu, żeby nie wibrował na wolnych obrotach. Masz na to 5 dni.
W dzisiejszym świecie wiele zadań tego typu zlecasz za pomocą poczty elektronicznej lub oprogramowania, które posiada odpowiednią funkcjonalność (na przykład Nozbe). Także informację o wykonaniu pracy otrzymujesz wirtualnie. W stosunku do najlepszych pracowników jest to bardzo wygodny i doskonale sprawdzający się sposób. Jednak nie wszyscy są najlepsi, a poza tym zawsze mogą się przydarzyć niesprzyjające okoliczności.
Rzeczywistość wirtualna jest dla naszego umysłu znacznie bardziej elastyczna i mniej namacalna od twardej rzeczywistości realnej. Przesłanie pliku PDF z raportem za pomocą poczty elektronicznej nie jest tym samym, co osobiste przyniesienie szefowi elegancko wydrukowanego dokumentu. Zaznaczenie w komputerze „zadanie wykonane” nie jest tym samym, co praktyczne zademonstrowanie działania zmodyfikowanego ekranu logowania lub niewibrującego uchwytu przechwytu.
Metoda „zadanie na spotkanie”
Aby urealnić nieuchronność terminu wykonania zadania, umów się ze zleceniobiorcą na półgodzinne spotkanie podsumowujące, na którym przedstawi ci on osobiście wynik swojej pracy. W przypadku pracy zdalnej niech to będzie spotkanie za pomocą Skype’a.
Tak, tak, wiem, że spotkania to olbrzymia strata czasu i zawracanie głowy, ale jeszcze większą stratą dla twojej firmy jest zawalanie terminów lub marna jakość produktów i usług. „Groźba” spotkania poprawia zarówno wydajność, jak i jakość pracy.
Dodatkowy motywator
A na koniec, dla tych, którzy doczytali do końca, prawdziwa bomba!
Metoda „zadanie na spotkanie” kryje w sobie jeszcze jeden, niezwykle skuteczny motywator.
Fakt, że wyznaczyłeś termin spotkania podsumowującego wcale nie oznacza, że to spotkanie musi się odbyć!
I że musi trwać pół godziny!
Znasz chyba to przyjemne uczucie związane z otrzymaniem informacji o tym, że zebranie, na którym miałeś „wytapiać godziny”, zostało odwołane. Nagle dostajesz podarunek w postaci dodatkowego czasu do wykorzystania zgodnie z twoimi własnymi priorytetami.
Jako zleceniodawca możesz taki prezent sprawić wykonawcy zadania, który zrealizował je wystarczająco dobrze i przed terminem. Po prostu odwołaj spotkanie podsumowujące. To znakomita nagroda za obowiązkowość i profesjonalizm!
Stosuj metodę „zadanie na spotkanie”, żeby z większą skutecznością delegować zadania i mobilizować swój zespół do lepszej pracy.
Fot.: Flickr / suttonhoo na lic. CC BY-NC-SA 2.0
